プロジェクトの概要
overview
日系企業の海外拠点と国内メーカーをつなぐ役割を担う、株式会社進和の海外営業部。そのお客様である完成車メーカーへの部品調達は、品目数・仕入先数ともに膨大なため、業務の効率化が課題となっていました。日伝は、一部仕入先の対応を引き受けることで、進和社内の業務負荷を軽減し、人的リソースの最適化に貢献しました。
登場人物紹介
Person
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株式会社進和
海外営業部
カスタマーサービス課 係長小澤 真紀様
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株式会社日伝
名古屋支店 営業課 リーダー谷 基弘
課題と解決
Challenge & Solution
海外工場の自動車製造設備に使う部品調達を代行し、
限られた人的リソースの最適配分を支援。
進和さんは当初、どのような課題を抱えていたのでしょう？
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小澤様
私たちは完成車メーカー様の海外の工場向けに、自動車製造設備の交換部品などを供給しています。主要業務は「年間購入品リスト」に基づく見積・受発注対応ですが、品目は数千点、仕入先は100社以上に及びます。その膨大な数をいかに効率よく、ミスなく管理するかが課題でした。
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谷
リストの確認から仕入先との交渉、見積書や各種資料の作成、納品まで、一つひとつは地味に思えるかもしれませんが、実際には多くの手間と時間を要する業務ですよね。
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小澤様
加えて、完成車メーカー様の「年間購入品リスト」はその規模の大きさもあり、責任の重い仕事です。そこで谷さんに相談したところ、快く引き受けてくださいました。
業務改善に向けて、どのように取り組んでいきましたか？
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小澤様
まずは、2人でリストに掲載されている品目を一つひとつ確認しながら、製品やメーカー、仕入先などの情報を整理していきました。
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谷
品目と日伝の取扱商材を照らし合わせたり、進和さんが取引実績のないメーカー様をご紹介したりと、何度もやりとりを重ねました。
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小澤様
最終的に20社ほどの仕入先を日伝さんに担当していただくことになりました。その結果、当社の負荷は大幅に軽減され、業務全体の精度も向上しました。私は担当地域をまとめる立場でもあるので、業務効率化は重要な役割の一つです。
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谷
業務を効率化できれば、新たな取り組みにリソースを割くこともできます。お客様の工数削減を通じて、私たち日伝がお役に立てていることを大変うれしく思います。
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小澤様
完成車メーカー様のお仕事でいえば、客先の指定で5・6社のメーカーから約100種類の製品を調達する案件も担当させていただきましたね。ただ、当社はそのメーカーとお付き合いがなく、単発のご依頼であることや事務手続きの面でも課題があり、取引が難しい状況でした。その際も、日伝さんがすべてのメーカーの窓口となり、一括で管理してくださったのでとても助かりました。
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谷
こちらこそありがとうございます。日伝としても、進和さんとの取引額は前年から大きく伸びましたし、それは両社の関係が深まった証でもあると感じています。それに、完成車メーカー様の案件は、私個人にとっても自信につながった仕事で、会社から評価してもらう機会にもなり、携わることができて本当に良かったです。
プロセス
Process
どのようなご相談にも「断らない姿勢」で対応。
信頼関係が深まるほど、応えたい想いも強くなる。
進和さんはなぜ、数ある企業の中から日伝を選んだのですか？
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小澤様
谷さんには日頃から定期的にご訪問いただいており、信頼関係を築けていたことが一番の理由です。メールだけでなく、直接顔を合わせてコミュニケーションできるので、気軽に相談しやすいんです。やはり、対面で密にやりとりできるのは大きいですよね。いつも爽やかに来てくれますし（笑）。
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谷
いえいえ（笑）。私自身も信頼関係の構築を大切にしていますし、そのためにはFace to Faceのコミュニケーションが欠かせないと考えています。また、今回の案件では、どのようなご相談にもできる限りお応えする「断らない姿勢」を意識していました。信頼関係が深まるほど、期待に応えたいという想いも強くなりますから。
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小澤様
困りごとをご相談した際、いつも「任せてください！」と言ってすぐに動いてくださるので、相談して良かったと感じます。谷さんはフットワークが軽く、前向きに対応してくださるので安心してお任せできます。
案件において、特に苦労された点を教えてください。
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谷
「年間購入品リスト」は、何百行にも及ぶボリュームです。そのため、一つひとつ慎重に進め、見積書もいつにも増して丁寧に確認しました。ミスがないよう、正確性には特に気を配りました。
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小澤様
リストの中には、日伝さんがお取引のないメーカー様も含まれていたので、その交渉は大変だったのではないでしょうか。諸事情で直接取引ができなくなり苦慮していた際も、日伝さんが発注窓口になって対応してくださいました。
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谷
どのようなケースでもなんとか方法を探そうと、「断らない姿勢」を大切にしました。上司とも相談しながら、初めての会社様とも粘り強く話し合いを重ね、調整を進めました。
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小澤様
おかげで、お客様にご迷惑をかけずに済みました。
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谷
あとは苦労というより、最も意識したのが「社内連携」です。海外取引は国内取引と業務フローが異なり、取り扱う商材や手続きも複雑になります。海外へ製品を発送する際には、重量の確認はもちろん、各国の輸入禁止・規制物品に該当しないかなど、細かな点にも注意が欠かせません。見落としがあれば、通関トラブルや配送遅延につながる可能性もあります。そのため、社内ではアシスタントと密に連携しながら業務を進め、必要な情報を正確に共有することを徹底していました。
成長ポイント
Point
案件と同じ時期にリーダーを任され、課をまとめる立場に。
多くの人の協力を得ながらやり遂げることができた。
谷さん自身は、この案件でどのような点が成長できたと感じますか？
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谷
お客様との関係構築と社内連携の両面で、成長を実感しています。実は本案件と同じ時期に、名古屋支店営業課のリーダーを任され、課をまとめる立場になりました。案件を進める中で、これまで社内で築いてきた信頼関係に支えられ、多くの人の協力を得ながらやり遂げることができました。
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小澤様
完成車メーカー様の案件を通じて、私たちとしても日伝さんとの信頼関係がより深まり、以前にも増して相談しやすくなったと感じています。実際に相談する回数も増え、内容についても幅広くなりました。
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谷
私たちとしても、「困ったらまず日伝に相談しよう」と思っていただける強固な関係を構築できたと考えています。今後の目標は、お客様や社内のメンバーにとって、なくてはならない存在になること。課題解決や売上への貢献、後輩育成、職場の雰囲気づくりなど、なにかしらでいい影響を与えられる人財を目指していきたいです。社内外のつながりを大切にしながら、自分自身の価値をさらに高めていきたいと思います。
今後、進和さんが日伝に期待することはありますか？
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小澤様
当社が求める商材について、例えば必要事項を入力するだけで簡単に見積を算出できるようなシステムがあるととても助かります。
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谷
その点については、弊社の調達を支援する会員サイト「PROCUEbyNET（プロキュバイネット）」を活用することで、お応えできる可能性があります。社内でも実現に向けて検討を進めているところです。
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小澤様
さらに当社では、受注率の高い製品の選定も視野に入れています。谷さん、日伝さんとはお互いのビジネス拡大も含めて、今後も協力していけたらと考えています。引き続きよろしくお願いいたします！
